تعد المستندات المطلوبة لإصدار الوكالة في الإمارات ذات أهمية كبيرة في عالم المعاملات القانونية. إذ يعتبر التوكيل صلة وصل ما بين الأفراد الموكلين والوكيلين يُمكّن على إثره شخصاً من التصرف عوضاً عن آخر، وذلك في الشؤون المالية، التجارية، العلمية، العقارية، القضائية وغيرها.
وعليه فإن إعداد هذه الوثائق وضمان توفرها بدقة ووضوح لا يقتصر على تيسير الإجراءات فحسب، بل يؤمن أيضاً حفظ حقوق الموكل وحمايتها ومنع حصول أي التباس أو نشوب نزاعات مستقبلية.
المستندات المطلوبة لإصدار التوكيل.
بشكل عام عند إعداد التوكيل سواء عبر كاتب عدل أو أونلاين يوصى بتوافر المستندات التالية:
- إثبات شخصية الموكِّل: جواز سفر ساري أو هوية الإمارات بحال كان مقيم.
- إثبات شخصية الوكيل: جواز سفر ساري أو هوية الإمارات بحال كان مقيم.
- بيانات تواصل الموكل والوكيل: رقم الهاتف والبريد الإلكتروني (خصيصاً حين التوثيق أونلاين).
- مستندات إضافية معتمدة على نوع التوكيل أبرزها:
- بحال التوكيل لعقار: يلزم وجود سند ملكية العقار أو شهادة التسجيل العقاري أو أية مستندات أخرى خاصة العقار .
- بحال التوكيل لشركة: رخصة تجارية، عقد تأسيس الشركة (MOA)، مستندات الهوية للمساهمين/الشركاء. (POA Services in UAE)
- بحال التوكيل لإدارة مركبة: وثيقة تسجيل/ أو ملكية المركبة.
- بحال التوكيل لزواج: شهادة الحالة الاجتماعية وشهادة لياقة صحية وغيرها.
توثيق التوكيل في الإمارات.
يوثق التوكيل في الإمارات رسمياً ويُعطى القوة القانونية اللازمة ليتمكن الوكيل من العمل به واستخدامه حيث تتجلى خطوات توثيق التوكيل في الإمارات:
- صياغة التوكيل: تُصاغ مسودة التوكيل بكل تفاصيله باللغة العربية كما يتم تحديد الصلاحيات وما يمكن للوكيل فعله بموجب التوكيل بدقة وحصر النوع عام أم خاص.
- جمع المستندات: جمع ثبوتيات لطرفي التوكيل للأفراد والشركات.
- اختيار طريقة التوثيق:
- أونلاين: عبر البوابة الخاصة بوزارة العدل أو منصات الكاتب العدل الإلكتروني في دبي، يتم الإمضاء عبر الفيديو بعد التأكد من الهوية، وتصدر الوكالة إلكترونياً بغضون ساعات.
- شخصياً: التوقيع أمام الكاتب العدل ضمن المحاكم أو المراكز الذكية.
- دفع الرسوم: تسديد الرسوم المخصصة وفق نوع التوكيل شخصي أو عقاري أو تجاري أو غيره.
- إصدار النسخة المعتمدة: الحصول على نسخة موثقة و ممهورة بختم رسمي.
مستندات توكيل الشركات.
المستندات الأساسية المطلوبة لتوكيل شركات ما يلي:
- للموكل (صاحب الشركة أو شخص طبيعي):
- صورة سارية الفعالية من إثبات الشخصية (بطاقة هوية إماراتية أو جواز سفر).
- للوكيل (الفرد الذي سيقوم بالإجراءات المطلوبة):
- صورة سارية الفعالية من إثبات الشخصية (بطاقة هوية إماراتية أو جواز سفر).
للشركة (الكيان الاعتباري محل الوكالة):
- نسخة عن السجل التجاري والرخصة التجارية سارية المفعول.
- نسخة من عقد التأسيس والنظام الأساسي.
- وجود تفويض يسمح للشخص المعني بإصدار التوكيل كمحضر اجتماع، وإلا فقد يقتضي الأمر موافقة الجمعية العمومية أو غالبية الشركاء.
- مستندات الشركاء بحال وجودهم: نسخ عن جوازات سفر سارية أو بطاقات الهوية الإماراتية.
لوثيقة نص الوكالة:
- صياغتها باللغة العربية أو إرفاقها بترجمة قانونية معتمدة.
التوكيل الإلكتروني المستندات.
أعلنت وزارة العدل الإماراتية عن خدمة إصدار «الوكالة الرقمية»، ما يمكّن من إتمام التوكيل دون زيارة فعلية لمكتب كاتب عدل. إذ يمكن إصدار التوكيل الإلكتروني وفق ما يلي:
- الدخول إلى المنصة الرقمية الخاصة بوزارة العدل (moj.gov.ae) أو تطبيقات الجهات القضائية المماثلة كدائرة القضاء في أبوظبي.
- تسجيل الدخول مستخدماً الهوية الرقمية. ( UAE Pass )
- اختيار الخدمة المطلوبة (إصدار الوكالة الرقمية) وملء البيانات المطلوبة (بيانات الموكل والوكيل) وانتقاء بنود الوكالة، وتقدمة الطلب.
- بعد مراجعة المعلومات تُجرى مكالمة فيديو مع كاتب العدل المختص للتحقق من هوية الموكل وإدراكه للوكالة وموافقته عليها وإنهاء عملية التوثيق الإلكتروني.
- دفع الرسوم الخاصة بالخدمة.
- تتم عملية الاستلام الرقمية الفورية للوكالة الموثقة ويصبح قيد الاستخدام والمشاركة مع الجهات الرسمية أو الأطراف المعنية.
ترجمة المستندات القانونية.
لإتمام عملية ترجمة المستندات القانونية في الإمارات، فإنك تحتاج إلى مترجم معتمد لدى وزارة العدل يقوم بترجمة المستند ثم المصادقة على الترجمة من الجهات الرسمية. وتتمثل خطوات عملية الترجمة بما يلي:
- تحديد الهدف من الترجمة: هل أنت تحتاج ترجمة معتمدة لتقديمها في السفارات أو المحاكم أو ترجمة عادية.
- اختيار المكتب: ابحث عن مكتب ترجمة موثوق ومعتمد يمتلك مترجمون محلفون وذو خبرة في المجال القانوني.
- تقديم المستند: يتم تسليم المستند الأصل كي يقيّم وتتم ترجمته بدقة.
- الترجمة والتدقيق: يبدأ المترجم القانوني بالترجمة ثم يقوم مدقق لغوي بمراجعتها لكفالة الدقة والمطابقة.
- التصديق: بعد الترجمة، يتم ختمها ومصادقتها من قبل الجهات المختصة كوزارة الخارجية في الإمارات. (MOFA)
شروط إصدار التوكيل.
تتجلى الشروط الأساسية للتوكيل بما يلي:
- الموكل (الشخص المُفوّض): يجب أن يكون كامل الأهلية القانونية بلغ سن الرشد متمتع بسلامة العقل غير محجور عليه. كما يجب أن يكون مالكاً للحق وبإمكانه التصرف به غير ممنوع من ذلك قانوناً.
- الوكيل (الشخص الذي وقع عليه التوكيل): يجب أن يكون كامل الأهلية القانونية بلغ سن الرشد متمتع بسلامة العقل غير محجور عليه كذلك غير ممنوع من التصرف فيما قد وُكّل به قانونياً.
- محل الوكالة: يشترط به أن يكون محدداً بشكل واضح ومعيناً وقابلاً للإنابة (كبيع عقار، توكيل محامي).
- اللغة: يحدد أن تكون الوكالة واضحة وخالية من الشطب ومصاغة باللغة العربية، أو مترجمة بترجمة معتمدة وملحقة بها.
- الصلاحيات: ذكر واضح ومفصل للصلاحيات تجنباً لأي التباس قانوني.
- المدة: تحديد مدة صلاحية الوكالة إن أمكن.
- المستندات: تأمين كافة المستندات اللازمة الأساسية والثانوية حسب نوع التوكيل.
كاتب العدل متطلبات التوكيل.
لإجراء التوكيل أمام كاتب العدل فإنك تحتاج الى متطلبات التوكيل العامة التالية:
- بطاقات الهوية الإماراتية (الإقامة) سارية المفعول أو جواز السفر للموكل وللوكيل.
- حضور الموكل والوكيل أمام كاتب العدل ويلغى ذلك بالتوكيل الالكتروني.
- الأهلية القانونية لأطراف التوكيل.
- وضوح الوكالة وإبراز موضوعها.
- الرضا المتبادل بين الطرفين فيما تم التعاقد عليه.
إذ يلخص التوكيل لدى كاتب العدل بما يلي:
- إعداد مسودة التوكيل ويمكن بمساعدة محامي.
- الحضور أمام كاتب عدل داخل الإمارة المعنية لإمضاء التوكيل رسمياً.
- التوثيق والتصديق الأصولي على التوكيل، بما يمنحه الصفة الرسمية المعترف بها لدى الجهات الحكومية أو القضائية.
- في حالات استخدام التوكيل خارج الإمارات يُضاف تصديق إضافي عبر الجهات المختصة (وزارة الخارجية الإماراتية وسفارة الدولة المستهدفة).
إجراءات إصدار التوكيل.
يتم إصدار التوكيل في الإمارات بشكل الكتروني عبر كاتب العدل كما يلي:
- التواصل المباشر: تواصل مع كاتب عدل خاص في دبي يقدم خدمة التوثيق الإلكتروني سواء عبر Botim أو Zoom.
- توضيح المطلوب: إرسال المستندات اللازمة والبيانات عن طريق البريد الإلكتروني.
- الاجتماع المرئي: يتم تحديد ميعاد لمكالمة فيديو للتيقن من الهوية وتوقيع الموكل الكترونياً مباشرة خلال الجلسة.
- التوثيق الفوري: يباشر كاتب العدل بتوثيق الوكالة إلكترونياً، وتصبح بذلك ذات فعالية قانونية.
- الاستلام: استلام التوكيل بالشكل الإلكتروني الموقع والمختوم بصيغة pdf (مع رمز شريطي للتحقق) من خلال البريد الإلكتروني.
الأسئلة الشائعة(FAQs):
هل تختلف المستندات المطلوبة حسب نوع التوكيل؟
نعم تختلف المستندات المطلوبة حسب نوع التوكيل والغرض منه بشكل كبير مع بقاء المستندات الأساسية مطلوبة في جميع التوكيلات.
هل يشترط تقديم أصل الهوية لإصدار التوكيل؟
نعم، يُشترط تقديم أصل الهوية (سواء البطاقة الشخصية الإماراتية أو جواز السفر) لإصدار التوكيل وهي من الوثائق الأساسية.
هل يحتاج إصدار التوكيل إلى مستندات إضافية لغير المقيمين؟
نعم بحاجة الى سلسلة من التصديقات الدولية المفروضة تتمثل بالتصديق من وزارة الخارجية للدولة المنشأة للتوكيل، ومن ثم التصديق عليه من السفارة أو القنصلية الإماراتية هناك، والتصديق أخيراً من وزارة الخارجية الإماراتية عند استخدامه داخل الإمارات.
هل يشترط وجود عقد أو مستند داعم لموضوع التوكيل؟
نعم يشترط وجود مستند أو عقد داعم لمحتوى التوكيل ومؤيد له سواء توكيل عقاري أو شركات أو غيرها.
هل تختلف المستندات المطلوبة للتوكيل الإلكتروني عن الحضوري؟
كلا هي ذاتها المستندات المطلوبة للتوكيل سواء حضوري أو الكتروني إلا أنه تقدم نسخ الكترونية من المستندات الورقية.
هل يجب ترجمة المستندات الأجنبية قبل إصدار التوكيل؟
يتم ترجمة المستندات المصادق عليها بعد وصولها الى الإمارات إلى اللغة العربية وختمها بواسطة مترجم قانوني موثوق لدى وزارة العدل في الإمارات ويصادق عليها من وزارة الخارجية الإماراتية.
هل يمكن رفض إصدار التوكيل في حال نقص المستندات؟
نعم، يمكن رفض إصدار التوكيل أو توثيقه في الإمارات بحال المستندات ناقصة أو غير كاملة، حيث تشترط الجهات الرسمية اكتمال المستندات ووجود الشروط القانونية كاملة لتكون الوكالة نافذة قانوناً.
ختاماً نؤكد على ضرورة وجود المستندات القانونية الأساسية كاملة مع إرفاق أية مستندات أخرى بما يدعم فحوى التوكيل. إذ أن وجودها بشكل الصحيح والكامل يدعم قبول التوكيل وإصداره ومنع رفضه وجعله نافذاً قانوناً.
لضمان إصدار توكيل مستوفي الشروط القانونية لصحته كل ما عليك أن تتواصل مع كاتب العدل الخاص Private Notary in Dubaiعبر الجوال: 971562327778 أو عبر تطبيق واتس اب: 971562327778 كما بإمكانكم التواصل مع كادرنا عبر البريد الإلكترونيinfo@privatenotarydubai.ae أو زيارتنا شخصياً على العنوان: مكتب رقم 805,برج أوبال,الخليج التجاري,دبي,الإكارات العربية المتحدة.