انطلاقاً من رغبة دولة الإمارات بمواكبة التطور التكنولوجي ودعم انتقال الدولة نحو الاقتصاد الرقمي ونشر المعاملات الإلكترونية في مختلف القطاعات. فقد كانت أهم الخطوات في هذا الطريق اعتماد التوثيق الإلكتروني وفق تشريعات قانونية وأحكام تنظم العملية بشكل كامل.
فالتوثيق الإلكتروني عبارة عن عملية تسجيل المستندات والعقود واعتمادها رقمياً عن طريق منصات إلكترونية موثوقة ومعتمدة.
وذلك بهدف منح هذه المستندات حجية قانونية تماثل العقود الورقية التقليدية، وذلك باستغلال أدوات معينة ومنها التوقيع الإلكتروني والتصديق الرقمي لكفالة هوية الأطراف وصحة البيانات. وفي صدد معرفة أوسع عن المستندات الممكن توثيقها الكترونياً وفوائد اعتماد هذه الخدمة فضلاً عن التنويه الى المخاطر والقيود المرافقة فتابعوا سطورنا.
الإطار القانوني الحالي في الإمارات فيما يتعلق بالتوثيق الإلكتروني.
يؤكد التوقيع الإلكتروني أن الرسالة التي تلقاها المُرسل إليه هي نفسها الرسالة التي بعثها المُرسل كما هي من دون إضافة أو نقص أو تبديل. إذ يتم الاعتماد على التوقيع الإلكتروني في الرسائل والخطابات الإلكترونية، حيث يسمح بتعيين دقيق لصاحب التوقيع أي (المُرسل) ويكون قادر على تمييزه عن غيره. ونؤكد على امتلاك التوقيع الإلكتروني لقوة الإلزام القانوني بشكل مطابق للتوقيع بالشكل اليدوي.
وفي هذا الجانب نلاحظ تأمين دولة الإمارات إطار قانوني متين يساند التحول الرقمي ويوطد الأمن والموثوقية والمصداقية في إنجاز المعاملات الإلكترونية. ومن أبرز صور دعم الإمارات لاعتماد التوقيع الإلكتروني ما يلي:
- القانون الأساسي في الأمر عبارة عن المرسوم بقانون اتحادي رقم (46) لسنة 2021 بشأن المعاملات الإلكترونية وخدمات الثقة .حيث وضع المبدأ الأساسي لبيئة رقمية على قدر عالي من الأمان للمعاملات الإلكترونية، وإضفاء الحجية القانونية الكاملة على الوثائق الإلكترونية والإمضاءات الرقمية.
- قرار مجلس الوزراء رقم (28) لسنة 2023 بشأن اللائحة التنفيذية . تفاصيل أكثر حيال المتطلبات الخاصة بخدمات الثقة المعتمدة الخاصة بإصدار شهادات التوقيع الإلكتروني وأدوات الختم الإلكتروني وإدارتها وإثبات صحتها.
- تنظيم دقيق لعمل المعاملات الإلكترونية وأنشطتها وخدمات الثقة عبر هيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية – تدرا .
- إصدار الهيئة الاتحادية للهوية والجنسية والجمارك وأمن المنافذ الضوابط والمقاييس والاشتراطات المفروض وجودها لدى مزود الخدمة أو مزود الخدمة المعتمد أو طالب الترخيص. وذلك فيما يتعلق بخدمات الثقة أو خدمات الثقة المعتمدة التي تستهدف القطاع الحكومي أو المعتمدة على خدمات أو بيانات الهيئة الاتحادية للهوية والجنسية.
أنواع المستندات التي يمكن توثيقها إلكترونيًاً.
تتعدد الوثائق التي يمكن توثيقها وتسجيلها إلكترونياً ومن أهم أنواعها:
- الوثائق ذات صفة قانونية:
- العقود بأنواعها (عقود البيع، الإيجار، التجارة، العمل).
- تصديق الوكالات دبي والتفويضات.
- الإقرارات.
- تسجيل وتوثيق الوصايا في دبي
- الإعلانات والإخطارات.
الوثائق ذات صفة الأعمال:
- سجلات وقيود الموظفين.
- الفواتير وكشوف الحسابات.
- الأوراق الرسمية والعقود والاتفاقات.
- المستندات التجارية.
وثائق الهوية والجوازات:
- صور عن جوازات السفر.
- وثائق خاصة بالمواطنة والهجرة.
الملفات الخاصة ببرامج مكتبية:
- مستندات برنامج Microsoft Word وكذلك جداول بيانات Excel وأيضاً عروض PowerPoint التقديمية.
- ملفات بصيغة PDF .
وثائق رسمية أخرى:
- التحقق من القيد الجنائي.
- أية مستندات عامة وتقارير.
وننوه الى ضرورة تواجد الشخصي لدى كاتب العدل في حالات معينة من الإقرارات والوكالات وعقود الشركات وغيرها مما يعتبر قضايا هامة وجوهرية وتتطلب دقة عالية.
نصائح عملية لاستخدام خدمات التوثيق الإلكتروني بأمان.
لاستخدام خدمات التوثيق الإلكتروني بشكل آمن عليك اتباع النصائح التالية:
قبل توقيع أي مستند:
- التحقق من الهوية: التثبت من هوية عموم الأطراف المتعاقدة باستخدام سبل تحقق متينة مثل التوثيق الثنائي، لحفظ نفسك من الانتحال.
- قراءة بنود المستند: اقرأ العقد بشكل جيد وتساءل عن أي بند مبهم.
- تحقق من أمن الموقع: البحث عن رمز القفل ضمن شريط عنوان المتصفح أو عن علامة “HTTPS” للتحقق من استخدام الموقع لتشفير قوي.
خلال استخدام خدمة التوثيق الإلكتروني:
- المحافظة على سرية بياناتك: أي عدم مشاركة رقم التعريف الشخصي (PIN) خاصتك مع أي فرد.
- احذر من الرسائل المشبوهة: لا تستجيب أو تتفاعل مع رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية المريبة من مصادر غير معروفة.
- الابتعاد عن استخدام الشبكات العامة:
لا تقم بمعاملات حساسة عند الارتباط بشبكات Wi-Fi عامة غير أمينة.
بعد استخدام الخدمة:
- مراقبة حساباتك: أي متابعة حساباتك المالية والبنوك بشكل منتظم للكشف عن أي نشاط مشكوك فيه.
- الإبلاغ عن فقدان البيانات: بحال فقدت هاتفك أو بطاقة توقيعك، عليك بإبلاغ الجهات الأمنية وشركة الاتصالات أو شركة التوثيق بشكل فوري.
بحال مواجهة مشكلة:
- التواصل مع الجهات الاختصاصية: في حال تعرضك لمآزق، اتصل حالاً بالشركة المصدرة للخدمة أو الوجهة الحكومية المنظمة لها.
- تبليغ السلطات: تبليغ الجهات الأمنية المختصة فور اكتشاف عمليات احتيال أو عملية سرقة بيانات.
الأسئلة الشائعة (FAQS):
ما هو التوثيق الإلكتروني؟
يُعرّف التوثيق الإلكتروني بأنه عملية توثيق معلومات أو مستندات وحفظها من خلال التقنيات الرقمية والمنصات المعتمدة. حيث يتم منح هذه الوثائق والمستندات ذات الحجية القانونية الممنوحة للعقود الموثقة بشكل ورقي، كما يمكن الوصول إليها بأي وقت.
هل التوثيق الإلكتروني معترف به قانونيًا في الإمارات؟
نعم، الإمارات تعترف قانونياً بالتوثيق الإلكتروني بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (46) لسنة 2021 قانون المعاملات الإلكترونية وخدمات الثقة. حيث أن حجية المستند الإلكتروني القانونية لا تقل عن حجية المستند التقليدي.
ما هي أنواع المستندات التي يمكن توثيقها إلكترونيًا؟
يُتاح توثيق مجموعة كبيرة من الوثائق إلكترونياً بما فيها المستندات القانونية كالعقود والتوكيلات والإقرارات والوصايا. أيضاً الوثائق المختصة بالأعمال كسجلات الموظفين والفواتير وأية أوراق رسمية أخرى. بالإضافة إلى وثائق المواطنة والهجرة ونسخ جوازات السفر والقيود الجنائية. كذلك توقيع المستندات الرائجة بصيغ PDFو Microsoft Office.
ما الفوائد الرئيسية للتوثيق الإلكتروني؟
تتمثل الفوائد الرئيسية للتوثيق الإلكتروني بأمان أكبر، وكلف أقل، ووقت أقصر، وكفاءة عمل أعلى، ومرونة الوصول إلى المستندات، وتخطي القيود الجغرافية، وتدعيم الشفافية في الأعمال الرقمية.
هل هناك مخاطر مرتبطة بالتوثيق الإلكتروني؟
نعم، يوجد مخاطر مقترنة بالتوثيق الإلكتروني في الإمارات، بما فيها الجرائم الإلكترونية كالاختراق والتزوير. كذلك فشل جهات المصادقة في التأكد المضبوط من التعاملات، مما قد يفضي إلى الإضرار والتأثير على الثقة في الأنظمة. إلا أن وجود قوانين وتشريعات إماراتية حازمة في مكافحة هذه الجرائم تساعد في حماية الأفراد والمؤسسات.
هل يمكن التراجع أو تعديل المستند بعد التوثيق الإلكتروني؟
نعم، بالإمكان التعديل على بعض المستندات الإلكترونية أو التراجع عن قسم منها بالأخص العقود. ولكن يتم ذلك باحتذاء الإجراءات القانونية المفروضة لتوثيق التعديلات أو التماس الإلغاء. فالتوثيق الإلكتروني لا يعيق تعديل المحتوى فيما بعد، بل يقتضي توثيق التعديلات الجديدة لكفالة سريانها القانوني.
وفي الختام نؤكد على أن الهدف الرئيسي من عملية التوثيق الالكتروني يتمثل في تيسير وتعجيل المعاملات القانونية والتجارية مع كفالة الأمان والدقة عن طريق الاستعاضة عن الإجراءات التقليدية بمثيلها رقمياً.
ابدأ الآن في توثيق مستنداتك إلكترونيًا بسهولة وسرعة مع كاتب عدل دبي الخاص واستفد من خدمة التوثيق عن بعد الكاتب العدل الإلكتروني دبي. احصل على استشارتك الفورية ووفر وقتك وجهدك مع الاعتماد على كادرنا الخبير في مجال التوثيق الالكتروني واليدوي حيث نسعى عبر خدماتنا 24/7 الى تأمين الدعم اللازم لإنهاء التوثيق بأمان.
كما أن الأسئلة الشائعة قسم يؤمن الاطلاع بشكل أوسع عن أهم الاستفسارات المتعلقة بالتوثيق الالكتروني بشكل خاص وخدمات كاتب العدل بشكل عام.
عبد الحميد هو مستشار قانوني لديه خبرة كبيرة في تقديم الاستشارات القانونية في دولة الإمارات العربية المتحدة. خبراته تتركز في الصياغة القانونية وحل النزاعات التجارية، وكتابة ومراجعة عقود الشركات وعقود العمل.